Do 31 grudnia 2026 r. wskazane w przepisach podmioty muszą opracować pierwsze plany ochrony dóbr kultury na czas wojny. Nowe regulacje przewidują również obowiązek sporządzania instrukcji postępowania na potrzeby realizacji zadań w razie wystąpienia sytuacji kryzysowych.

Nie odkładaj działania na później! Nie wiesz czy dotyczą Cię nowe obowiązki? Sprawdź, jakie dokumenty musi posiadać Twoja instytucja, jakie terminy obowiązują i jak przygotować się do wdrożenia nowych wymagań

Co istotne, obowiązki wynikające z ustawy o ochronie ludności i obronie cywilnej nie dotyczą wyłącznie instytucji ujętych w nowym wykazie Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego. Katalog podmiotów ochrony ludności jest znacznie szerszy!

Dotychczasowe zasady opracowywania planów ochrony zabytków wynikają z ustawy z dnia 23 lipca 2003 r. o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami oraz rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 25 sierpnia 2004 r. w sprawie organizacji i sposobu ochrony zabytków na wypadek konfliktu zbrojnego i sytuacji kryzysowych. Zgodnie z nowelizacją przepisów, Rozporządzenie utraci moc 1 stycznia 2027 r.  i nie będzie już konieczności opracowywania planów ochrony zabytków w dotychczasowej formie.

Plan ochrony dóbr kultury na czas wojny – 530 podmiotów wskazanych w rozporządzeniu

Zgodnie z art. 45 ust. 4 ustawy o OLiOC obowiązek sporządzenia planu ochrony dóbr kultury na czas wojny dotyczy podmiotów określonych w przepisach wykonawczych.

Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 1 października 2026 r. (Dz.U. z 2026 r. poz. 1323) zawiera wykaz 530 podmiotów zobowiązanych do opracowania dokumentacji.

Wykaz obejmuje zróżnicowane podmioty, w tym między innymi muzea, biblioteki, archiwa, jednostki samorządowe, instytucje publiczne, uczelnie, podmioty kościelne oraz inne organizacje odpowiedzialne za dobra kultury o szczególnym znaczeniu dla dziedzictwa narodowego.

Rozporządzenie zostało ogłoszone 13 października 2026 r. i wchodzi w życie 28 października 2026 r.

Termin opracowania planów ochrony dóbr kultury

Pierwsze plany ochrony dóbr kultury na czas wojny należy sporządzić do 31 grudnia 2026 r. Plany będą obowiązywały od 1 stycznia 2027 r.

Co zawiera plan ochrony dóbr kultury na czas wojny?

Zgodnie z art. 45 ust. 5 i 6 ustawy o OLiOC dokument obejmuje zagadnienia lokalizacji dóbr kultury i zagrożeń związanych z działaniami wojennymi, planowania ochrony, wykorzystania sił i środków oraz kierowania i współdziałania.

Plan zawiera w szczególności:

1. Charakterystykę dóbr kultury i ich wykaz, ze wskazaniem najcenniejszych zbiorów oraz elementów.
2. Ocenę miejsc przechowywania lub położenia dóbr kultury, identyfikację możliwych zagrożeń i wynikające z niej wnioski.
3. Zadania ochrony dóbr kultury na czas wojny wraz z określeniem priorytetów.
4. Wykaz prac przygotowawczych i dokumentacyjnych, ze wskazaniem osób odpowiedzialnych, zespołów zadaniowych oraz terminów realizacji.
5. Wykaz niezbędnych materiałów i urządzeń, ich ilości, przeznaczenia, sposobu pozyskania oraz miejsc przechowywania.
6. Zasady oznakowania dóbr kultury znakami rozpoznawczymi oraz wydawania kart tożsamości personelowi przydzielonemu do ochrony dóbr kultury.
7. System powiadamiania, ostrzegania, alarmowania i łączności, wraz z danymi kontaktowymi odpowiednich służb, instytucji, osób funkcyjnych i rzeczoznawców.
8. Sposób dokumentowania działań ratowniczych oraz informowania o stratach, szkodach i potrzebach związanych z ich likwidacją.

Dokument może również obejmować dodatkowe elementy niezbędne do zapewnienia skutecznej ochrony.

Co ważne – plany opracowuje się z zachowaniem przepisów o ochronie informacji niejawnych. A więc instytucje powinny mieć zdolność do opracowywania dokumentów o charakterze niejawnym – w tym gotowość organizacyjną i techniczną.

Potrzebujesz wsparcia w zakresie ochrony informacji niejawnych? Zapraszamy do kontaktu!

Ważne! Samo przeniesienie zapisów ze starego planu ochrony zabytków do nowego wzoru nie musi zapewniać realizacji wymagań ustawy. Należy zweryfikować aktualność danych, wykonalność przyjętych rozwiązań, dostępność personelu, wyposażenia i miejsc zabezpieczenia oraz możliwość uruchomienia zaplanowanych działań.

Ponadto, oprócz wskazanych w rozporządzeniu 530 podmiotów, dokument określa też procedurę zgłaszania podmiotów do wykazu. Wniosek do ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego powinien zawierać nazwę podmiotu, wskazanie dobra kultury, dla którego zostanie przygotowany plan, oraz uzasadnienie jego wartości i znaczenia dla dziedzictwa narodowego.

Instrukcja postępowania na potrzeby realizacji zadań w razie wystąpienia sytuacji kryzysowych – kto musi ją opracować?

Obowiązek sporządzenia instrukcji wynika z art. 46 ustawy o ochronie ludności i obronie cywilnej.

Kto musi posiadać dokument?

Podmioty wskazane w art. 17 ust. 1 pkt 26 ustawy, czyli podmioty uprawnione do wykonywania zadań ochrony dóbr kultury na podstawie wymienionych wcześniej przepisów.

UWAGA! Obowiązek opracowania instrukcji nie jest ograniczony wyłącznie do instytucji niewymienionych w wykazie 530 podmiotów. Podmiot zobowiązany do przygotowania planu na czas wojny może równocześnie podlegać obowiązkowi sporządzenia instrukcji, jeżeli spełnia przesłanki określone w art. 17 ust. 1 pkt 26.

Co zawiera instrukcja?

Zgodnie z art. 46 ustawy dokument określa sposoby postępowania w razie wystąpienia zdarzeń mających znamiona sytuacji kryzysowych i zawiera:

• opis sposobu postępowania w razie wystąpienia zagrożenia;
• wykaz osób odpowiedzialnych za realizację zadań ochrony dóbr kultury;
• zestawienie sił i środków niezbędnych do realizacji zadań ochrony dóbr kultury.

W praktyce rekomendujemy opracowanie instrukcji jako dokumentu możliwego do wykorzystania podczas rzeczywistego zdarzenia, a nie wyłącznie formalnego zestawienia wymaganych informacji.

Warto uzupełnić ją o scenariusze reagowania, schematy decyzyjne, zasady uruchamiania personelu oraz organizację współdziałania z właściwymi służbami i instytucjami.

To szczególnie istotne w przypadku pożaru, powodzi, awarii technicznej, utraty zasilania, zagrożenia sabotażowego oraz innych zdarzeń mogących skutkować uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą dóbr kultury.

Ustawa o ochronie ludności i obronie cywilnej – znacznie szerszy katalog podmiotów

Ustawa z dnia 5 grudnia 2024 r. o ochronie ludności i obronie cywilnej wprost włącza ochronę dóbr kultury do systemu ochrony ludności. Zgodnie z art. 2 i art. 4 ustawy do zadań systemu należą między innymi planowanie zabezpieczenia dóbr kultury i mienia oraz organizowanie ich ewakuacji. Istotną zmianą, jest nadanie statusu podmiotów ochrony ludności szerokiej grupie instytucji wykonujących zadania związane z ochroną dóbr kultury.

Art. 17 ust. 1 pkt 26 ustawy o OLiOC odsyła do podmiotów uprawnionych do wykonywania zadań ochrony dóbr kultury określonych w pięciu ustawach:

• Ustawie o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami – obejmującej między innymi zadania ochrony i opieki nad zabytkami ruchomymi, nieruchomymi i archeologicznymi.
• Ustawie o bibliotekach – odnoszącej się do działalności bibliotek, ochrony materiałów bibliotecznych i zbiorów.
• Ustawie o muzeach – regulującej między innymi zadania związane z gromadzeniem, przechowywaniem, zabezpieczaniem i ochroną zbiorów muzealnych.
• Ustawie o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej – dotyczącej instytucji i innych podmiotów prowadzących działalność kulturalną.
• Ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach – określającej między innymi zasady ochrony materiałów archiwalnych.

Co to oznacza w praktyce?

Status podmiotu ochrony ludności może wynikać bezpośrednio z ustawy, bez konieczności wcześniejszego otrzymania indywidualnej decyzji o uznaniu za taki podmiot. Możemy więc nie wiedzieć o fakcie bycia podmiotem ochrony ludności. Nie należy jednak przyjmować, że każda instytucja kultury automatycznie podlega identycznemu katalogowi obowiązków. Konieczna jest indywidualna weryfikacja jej statusu prawnego, zakresu wykonywanych zadań i właściwych przepisów.

Status podmiotu ochrony ludności nakłada na instytucję szereg wymogów w zakresie funkcjonowania, szkoleń i realizacji zadań. Jednocześnie jest źródłem wielu szans dot. ciągłości funkcjonowania, zapewnienia dostępności personelu, możliwości pozyskiwania finansowania i realizacji wielu przedsięwzięć związanych z bezpieczeństwem.

Nie masz pewności, czy Twoja instytucja jest podmiotem ochrony ludności? Chcesz dowiedzieć się jakie są wartości i szanse? Skonsultuj status instytucji z ekspertami Safety Project. Pomożemy zidentyfikować właściwe wymagania i określić zakres niezbędnych działań.

Ochrona dóbr kultury to nie tylko dokumentacja – nowe obowiązki organizacyjne i techniczne

Ustawa o OLiOC w art. 47 i 48 przewiduje także działania o charakterze praktycznym.

Analiza zbiorów i określenie priorytetów ochrony

Podmioty wskazane w art. 17 ust. 1 pkt 26 dokonują analizy zbiorów w celu wyselekcjonowania dóbr kultury przeznaczonych do zabezpieczenia lub ewakuacji.

Na potrzeby planów ochrony dóbr kultury na czas wojny przewidziano trzy kategorie:

• Kategoria I – najcenniejsze zbiory przeznaczone do ewakuacji w pierwszej kolejności.
• Kategoria II – cenne zbiory przeznaczone do ewakuacji w drugiej kolejności.
• Kategoria III – pozostałe zbiory, które nie nadają się do ewakuacji i powinny zostać zabezpieczone w miejscu przechowywania.

Wprowadzono również obowiązek odpowiedniego oznaczania sklasyfikowanych zbiorów.

Przygotowanie ewakuacji i miejsc zabezpieczenia

Przy planowaniu ochrony należy uwzględnić możliwość rozśrodkowania i ewakuacji ruchomych dóbr kultury, dostępność miejsc ich przechowywania oraz organizację transportu.

Właściwe miejsca rozśrodkowania i ewakuacji, a także główne i zapasowe trasy przewozu wymagają uzgodnień z odpowiednimi organami samorządu.

Zabezpieczenie zasobów

Podmioty wskazane w rozporządzeniu wydanym na podstawie art. 45 ust. 9 muszą uwzględniać przy planowaniu inwestycji potrzebę zapewnienia przestrzeni do magazynowania materiałów i sprzętu niezbędnego do zabezpieczenia i ewakuacji ruchomych dóbr kultury, a także środki na ich pozyskanie, utrzymanie i rotację.

Największym wyzwaniem może okazać się nie samo opracowanie planu, ale zapewnienie zdolności do jego wykonania. Nawet szczegółowy dokument nie zastąpi dostępnego personelu, właściwego wyposażenia, sprawnego systemu alarmowania czy przygotowanego miejsca ewakuacji zbiorów.

Zachęcamy do konsultacji eksperckich – możemy wesprzeć Cię w opracowywaniu dokumentacji oraz we wdrożeniu jej zapisów.

Jeden obiekt, kilka reżimów prawnych – o czym jeszcze należy pamiętać?

Instytucje kultury i podmioty odpowiedzialne za ochronę zabytków mogą równocześnie podlegać kilku reżimom prawnym.

Oznacza to konieczność opracowania i utrzymywania dodatkowej dokumentacji, odpowiednio do statusu instytucji, rodzaju obiektu i wykonywanych zadań.

Przykładowo mogą to być:

• Plan ochrony muzeum oraz instrukcja przygotowania zbiorów do ewakuacji – zgodnie z wymaganiami dotyczącymi zabezpieczania zbiorów muzealnych.
• Plan ochrony zbiorów zaliczanych do narodowego zasobu bibliotecznego – w przypadku bibliotek posiadających takie zbiory.
• Plan ochrony obowiązkowej – w przypadku obszarów, obiektów lub urządzeń podlegających obowiązkowej ochronie na podstawie ustawy o ochronie osób i mienia.
• Plan ochrony infrastruktury krytycznej – jeżeli do danego podmiotu lub infrastruktury mają zastosowanie właściwe wymagania.
• Instrukcja bezpieczeństwa pożarowego – uwzględniająca obowiązki dotyczące zabezpieczenia i ewakuacji zbiorów, odpowiednio do przepisów i charakterystyki obiektu.

Ważne! Nowy plan ochrony dóbr kultury nie zastępuje innych dokumentów wymaganych od instytucji.

Rekomendujemy kompleksowe podejście do planowania bezpieczeństwa, uwzględniające wzajemne powiązania dokumentów, spójność procedur, odpowiedzialność personelu oraz realne możliwości organizacyjno-techniczne.

Finansowanie ochrony dóbr kultury – możliwości wynikające z Programu OLiOC

Nowy system ochrony ludności i obrony cywilnej to nie tylko dodatkowe obowiązki, ale również możliwości uzyskania wsparcia w realizacji określonych zadań.

Ustawa o OLiOC przewiduje mechanizmy finansowania przedsięwzięć związanych z przygotowaniem podmiotów i zasobów ochrony ludności.

Program Ochrony Ludności i Obrony Cywilnej stanowi podstawę finansowania zadań objętych programem, a przepisy przewidują możliwość udzielania dotacji uprawnionym podmiotom.

O co warto zadbać?

Przede wszystkim o identyfikację faktycznych potrzeb organizacyjnych, technicznych i materiałowych, określenie stanu prawnego, wymogów i kosztów ich zaspokojenia oraz weryfikację możliwości sfinansowania zadań ze środków publicznych.

Potrzeby mogą dotyczyć między innymi przygotowania miejsc zabezpieczenia zbiorów, doposażenia, systemów ostrzegania i łączności czy rozwoju zdolności personelu do reagowania.

Należy jednak pamiętać, że status podmiotu ochrony ludności nie oznacza automatycznego przyznania dofinansowania. Możliwość uzyskania środków zależy od obowiązujących zasad programu, kwalifikowalności przedsięwzięć, właściwego trybu finansowania i dostępności środków. Ważnym elementem jest współpraca z organami – w tym wójtem, burmistrzem lub prezydentem miasta.

Warto zatem powiązać proces planowania ochrony dóbr kultury z analizą potrzeb inwestycyjnych i przygotowaniem harmonogramu wdrożenia.

Jak przygotować instytucję do nowych obowiązków? Rekomendacje ekspertów Safety Project

Zmiana przepisów to dobry moment na kompleksową ocenę gotowości instytucji do działania w sytuacjach kryzysowych i w czasie wojny.

Rekomendujemy rozpoczęcie od następujących działań:

1. Ustal status prawny instytucji i obiektu – zweryfikuj obowiązki wynikające z ustawy o OLiOC, ustaw sektorowych oraz innych właściwych regulacji.
2. Sprawdź wpis w wykazie 530 podmiotów – ustal, czy Twoja instytucja jest zobowiązana rozporządzeniem do sporządzenia planu ochrony dóbr kultury na czas wojny.
3. Przeanalizuj istniejącą dokumentację – sprawdź jej aktualność, kompletność, spójność i przydatność w rzeczywistych działaniach.
4. Dokonaj analizy zagrożeń i potrzeb – uwzględnij zagrożenia dla obiektu, zbiorów, personelu, systemów technicznych i ciągłości funkcjonowania.
5. Oceń dostępność personelu i zasobów – zweryfikuj możliwość realizacji zadań również przy ograniczonej obsadzie lub niedostępności kluczowych pracowników.
6. Określ priorytety ochrony i ewakuacji – ustal, które dobra kultury powinny zostać zabezpieczone lub przemieszczone w pierwszej kolejności. Zweryfikuj też możliwości współdziałania z organami i służbami – ustal zasady powiadamiania, wspólnego działania i niezbędnych uzgodnień.
7. Przygotuj harmonogram wdrożenia – wskaż zadania, terminy, odpowiedzialnych, potrzebne wyposażenie i koszty realizacji.
8. Sprawdź możliwości finansowania – przeanalizuj dostępne mechanizmy wsparcia i potencjalne źródła środków.
9. Opracuj konkretną dokumentację – nie jako formalność, ale jako praktyczne dokumenty operacyjne
10. Zaplanuj szkolenia i ćwiczenia – zweryfikuj, czy przyjęte rozwiązania będą możliwe do zastosowania w praktyce.

Nie odkładaj przygotowań do końca roku. Opracowanie dokumentacji powinno być poprzedzone analizą stanu faktycznego, a wdrożenie rekomendacji organizacyjnych i technicznych może wymagać znacznie więcej czasu niż samo sporządzenie planu.

Safety Project – wsparcie w ochronie dóbr kultury, przygotowaniu dokumentacji i budowaniu gotowości

Eksperci Safety Project wspierają instytucje i organizacje w identyfikacji wymagań prawnych, ocenie stanu bezpieczeństwa, opracowywaniu dokumentacji oraz przygotowaniu rozwiązań organizacyjnych i technicznych.

W ramach współpracy możemy zaoferować:

• analizę statusu prawnego instytucji i identyfikację obowiązków w obszarze ochrony dóbr kultury i OLiOC
• audyt stanu przygotowania instytucji do realizacji nowych zadań
• opracowanie planów ochrony dóbr kultury na czas wojny i instrukcji postępowania na potrzeby realizacji zadań w razie wystąpienia sytuacji kryzysowych
• analizę zagrożeń oraz ocenę zasobów organizacyjnych, ludzkich i technicznych
• przygotowanie rekomendacji dotyczących ochrony, zabezpieczenia i ewakuacji dóbr kultury
• wsparcie w analizie powiązań między dokumentacją wymaganą na podstawie różnych ustaw
• doradztwo dotyczące harmonogramu wdrożenia, potrzeb inwestycyjnych i możliwych źródeł finansowania
• szkolenia i ćwiczenia praktyczne dla kadry zarządzającej oraz pracowników odpowiedzialnych za bezpieczeństwo.

Nie masz pewności, jakie obowiązki dotyczą Twojej instytucji?

Sprawdź to z ekspertami Safety Project, zanim upłyną ustawowe terminy.